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              專業的檔案數字化團隊
              付正科技擁有一批專業的技術人才和較為完善的設施、設備及工作流程,努力以專業的技術和科學的管理生產出質量過硬的項目成果
              1. 10 經驗
              2. 300 企業
              3. 1000 項目
              4. 8000 用戶
              主要從事服務項目
              檔案管理、檔案數字化、圖書數字化、檔案寄存、檔案系統定制、人員外包服務
              1. 10 經驗
              2. 300 企業
              3. 1000 項目
              4. 8000 用戶
              服務理念
              開拓創新、求真務實、品質為勝、信譽至上
              1. 10 經驗
              2. 300 企業
              3. 1000 項目
              4. 8000 用戶

              上海付正信息科技有限公司

              上海付正信息科技有限公司(以下簡稱“付正公司”)是一家國內合資有限責任公司,初創于2003年,歷經七余年的發展,于2011年形成了相當的規?!,F有七個內設機構,即:辦公室、財務部、市場部、客戶服務部、軟件研發部、檔案整編部和數字化掃描部。已有員工80余人。 付正公司擁有一批專業的技術人才和較為完善的設施、設備及工作流程,努力以專業的技術和科學的管理生產出質量過硬的項目成果。 付正公司主要從事檔案信息化技術服務、信息技術開發、技術咨詢、計算機網絡工程,通信工程,計算機、軟件及輔助設備(除計算機信息系統專用產品)和檔案整編。兼營辦公設備銷售,商務咨詢。
              • 檔案管理
              • 檔案數字化
              • 圖書數字化
              • 檔案寄存
              • 檔案系統定制
              • 人員外包服務

              對檔案實體和檔案信息進行

              管理并提供利用服務的各項業務工作

              把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享

              一種多媒體制作的分布式信息系統,把各種不同載體、不同地理位置的信息資源用數字技術存貯,以跨越區域面向對象的網絡查詢和傳播的一個大型信息系統

              單位或個人與第三方檔案保管機構簽署合約,將檔案委托第三方機構進行保管

              檔案管理系統是通過建立統一的標準以規范整個文件管理,包括規范各業務系統的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺,主要實現檔案流水化采集功能

              將人力資源管理的一些職能對外承包給專業機構操作,旨在有效地提高效率,并使外包職能的運作更加專業化

              Solutions
              報紙、期刊數字化
                中國數字出版進入了快速發展期;目前每年出版電子圖書50萬種以上,并呈大幅增長趨勢。全國現有1937種報紙的大多數報紙開展了數字報業務,單獨出版的數字報有700份以上?,F有期刊網站580多家,電子期總量已經達到近萬種。數字出版使中國報紙、期刊借助互聯網跨出**,走向世界?!?報紙、期刊數字化發展有未來趨勢:  1、內容服務互動化趨勢  2、數字媒體移動化趨勢  3、贏利模式多元化趨勢   權析公司采用**的全文檢索和光盤出版技術,將期刊、報紙進行數字化加工,把文本、圖文等各種文檔生成全文檢索光盤,既可以用于單機版發行,也可以用于網絡供客戶端瀏覽,制作成年度數據光盤、專題資料光盤、數據全集光盤等多種形式。技術特色:  1、國際通用的PDF格式。PDF格式是國際通用標準,可以完整地保留原來的版式,精確地顯示原貌,添加書簽、鏈接、批注等;  2、良好的文件壓縮壓縮比。采用動態二值化技術,文件體積極大地壓縮,圖像清晰、下載速度快、文字識別率高、占用空間少;  3、雙層PDF的生成:既然可以對現有的電子文件s2/ps2/ps格式進行轉換,也可以將紙質資料通過掃描和OCR軟件生成?!?4、支持多種檢索方式。支持單字段簡單查詢,也能進行多字段多條件模糊檢索、二次檢索、復合檢索,還可以對圖像內容進行全文檢索,檢索結果定位到文檔所在頁面的具體位置,文件內容原版顯示,可自由放大或縮小,大大提高了電子文檔利用深度,為進一步開展電子文檔內容分析、挖掘打下基礎。
              通信行業數字檔案管理系統
                為適應中國通信企業轉型和精確化管理的需要,推進中國通信企業檔案信息化進程,同時適應企業內控,加強文檔的精確化管理,提高企業合理規劃的需要,并按照《薩班斯法案》(SOX)相關要求,公司需完整地保存與財務、審計相關聯的文檔。這些文檔廣泛地產生于業務受理、運營管理等多項活動之中,明確其種類,按照相關規定加以保存,是企業規避法律風險的內在要求。ISO9000也強調要以文件記錄質量管理過程,并制定文件保管期限表,對文件加以保存。因此,建立相適應檔案管理系統,對接各信息系統,開放式接收,資料及時導入,避免信息沉淀,降低運營風險具有十分重要的意義。經過多年的積累,目前公司在國內擁有近30家通信用戶。系統架構解決方案體系
              國土檔案數字化
                國土檔案數字化解決方案   國土檔案數字化是國土管理的基礎和核心,是數字城市的重要組成部分,將信息化技術手段與現代化管理理念相結合,提高國土檔案的利用水平和利用價值,是國土資源局檔案管理工作的發展方向,建設數字國土,數字城市是國家發展的必然趨勢。國土檔案數字化總體包括國土檔案掃描、索引錄入、影像修復、系統掛接工作,使國土檔案逐步實現信息數據化、管理網絡化和服務現代化。    國土檔案掃描  國土檔案組成比較復雜,有設計圖紙,證書,票據等非A4紙張,選用工業級高速掃描儀、專業級大幅圖紙掃描儀及高速平板掃描儀組合掃描國土檔案,做到效率與質量的**結合,影像檔案掃描后滿足國土電子檔案歸檔要求。 檔案索引錄入  為了網絡化管理國土電子檔案,實現快速查找和利用,提取檔案的目錄信息和其它相關信息就顯得特別重要,如土地座落,證書號等等,同時確保索引信息的正確率,索引錄入時,必須有兩次以上錄入和質檢,*后與管理系統掛接。 影像多重修復  國土檔案掃描后,一般存在黑邊,裝訂孔,大塊黑點等干擾因素,應用自主開發的好檔家數字化加工軟件進行全方位的修復,并綜合調節對比度與亮度,達到視覺*佳狀態。對不符合閱讀習慣的影像進行閱讀習慣調節。 房產檔案關聯  把國土電子檔案和目錄索引信息等一起掛接到檔案管理系統或OA系統中,讓目錄索引信息和國土電子檔案關聯起來。更可以利用條形碼技術,實現國土電子檔案與條碼信息關聯,讓查找和利用更為方便。 數字國土應用的效率  數字國土網絡化管理后,檔案實體與日常服務將分離開來,檔案實體被作為原始的憑證入庫保存,日常服務則利用存儲在國土檔案管理系統或OA系統中的電子檔案。分而治之,形成一個包含各類信息在內的信息系統,實現“信息資源共享”,既省了利用者的時間,又提高了利用效率。
              醫用膠片數字化
              一、什么是醫用膠片數字化  醫用膠片數字化即是將X光機、CT、MRI產生的膠片通過專業的醫療膠片掃描儀實現數字化的過程。數字化完成后將生成符合DICOM格式的數字化影像,該影像信息可以無縫接入PACS系統,便于互聯網傳輸,輕松實現遠程會診。二、醫用膠片數字化掃描儀的特點1. 掃描幅面大, 膠片尺寸*大為14″×35″, 滿足所有醫用膠片規格要求。2. 核心部件采用高質量CCD元件,保證掃描圖像清晰準確,適于遠程醫療會診。3. 專業滾筒式設計, 保護膠片安全,掃描速度快,操作便捷。三、醫用膠片數字化服務流程 流程說明:1. 客戶咨詢:  服務商了解客戶膠片狀況及需求,詳細準確介紹數字化服務流程及收費標準。2. 簽訂協議:  簽署委托服務協議書,正確完整填寫客戶信息登記表,兩份文檔以郵件方式與服務商確認。3. 服務商通知客戶寄出膠片:  客戶將膠片整理后以快遞方式寄給服務商。4. 服務商收悉確認:  服務商收到客戶寄出的膠片并確認無誤后,以郵件、電話或短信方式與客戶確認。5. 錄入資料、掃描膠片:  服務商首先將“客戶信息登記表”內容錄入電腦,然后使用專業醫療膠片掃描儀掃描膠片,*終生成  DICOM格式的醫療膠片電子檔案。6. 品質檢查:  服務商按照標準作業流程對加工完畢的醫療膠片電子檔案進行100%的質量檢驗,綜合錯誤率要求為0。7. 服務商通知客戶繳納服務費:  服務商按照品檢完畢的數據通知客戶繳納相應的服務費。8. 服務費到賬后服務商刻錄光盤:  服務商確認服務費到賬后通話客戶,同時將加工完畢的醫療膠片電子檔案刻錄光盤準備寄回。9. 服務商將膠片和光盤寄回客戶:  服務商將加工完畢的膠片及刻錄完成的數據光盤整理打包后以快遞方式回寄給客戶。10. 客戶收悉確認:  客戶收到服務商寄回的膠片和光盤并確認無誤后,以郵件、電話或短信方式與服務商確認。四、醫用膠片掃描儀在遠程醫療中的應用  (一)、遠程醫療系統構成  醫院在建設遠程醫療系統時,首先需配置完善的網絡通信系統、視頻會議系統;其次要配置相應的硬件設施、診療裝置,其中包括醫療影像數字化設備。隨著醫療器械的不斷發展,油然而生醫學影像處理技術,也就是眾所周知的PACS技術,而且與網絡同步發展出現了DICOM國際圖像標準。隨著DICOM 標準的產生,使得醫療設備之間、醫療設備與計算機之間方便進行相互通訊,獲取醫療設備的數據。(二)、遠程醫療對掃描儀的需求  醫生在醫療過程中,需要采集患者的各種癥狀、體征以及相關儀器檢查的信息,從而作出診斷、制定治療方案。然而在遠程醫療中,醫生和病人由于空間的阻礙而不可能實現專家對患者的親自查體。通過在醫患雙方安裝一定的軟硬件(如攝像頭、麥克風、揚聲器及相關軟件等),再經由網絡傳輸信號,不難實現醫患雙方的“互聽”、“互視”,這樣,一個基本的遠程會診過程就建立了?! ∪欢?,實際上僅有這些還是遠遠不夠的。在診斷過程中,有許多儀器檢查的信息需要更多的遠程信息交換形式。作為醫學影像數字化設備,醫用膠片掃描儀對于中小醫院只需要較少的投資,便能發揮出X光膠片數字化的功能。它的出現化解了遠程專家無法獲取邊遠地區病人的拍片影像信息的難題,解決了農村看病難,看名醫專家更難的問題。(三)、膠片掃描儀給遠程醫療帶來的好處  在遠程醫療系統中,醫用膠片掃描儀將邊遠地區醫院的X線、CT、核磁共振等產生的傳統膠片影像進行數字化掃描,生成DICOM國際標準格式圖像,通過因特網傳輸,輕松實現遠程會診。1.  輕松獲取患者拍片影像   醫用膠片掃描儀將病人拍片膠片掃描,自動生成DICOM國際標準格式圖像。借助計算機網絡通信技術,掃描后的數字化圖象從患者處傳送至遠程專家處,遠程專家輕松獲得患者的影像信息。通過對患者處傳來的影像信息的閱片,結合與患者的交流,遠程專家作出診斷方案。2. 提高遠程醫療診斷水平  醫用膠片掃描儀采用獨有的三通道同步掃描加權運算系統,使掃描影像暗部細節清晰,動態密度范圍大為增強,光密度高達3.4D。專家還可以通過醫用膠片掃描儀的配套軟件對傳來的影像信息進行方便的查閱和處理,比如在CT片圖象上進行測量、作標記等等,輕松獲取患者的第一手資料,提高醫療診斷水平。3. 緩解大醫院的就診壓力  我國中小醫院醫療技術設備落后,因此危重、疑難病人都希望到大醫院就診。即使是在大城市,病人也希望能到三級醫院接受專家的治療而不愿選擇基層醫院就診。這些都造成病人紛紛流入市級醫院的局面,從而加重了市級醫院的負擔,造成床位的緊張,而基層則床位比較閑置。鄉鎮醫院只需在原有的X光機基礎上增加一臺掃描儀就能實現遠程專家會診,滿足病人看專家的心理需求,同時緩解上級醫院的就診壓力。
              圖書數字化
              一、概述 1.數字圖書館的產生背景和意義  ◆互聯網的發展使得人們能夠跨越時空的界限共享資訊;◆"科教興國"是國家的長遠戰略;◆知識經濟的時代已經來臨;  互聯網的普及,使在線教育(網上教育)逐步成長起來,在不久的將來,開展網上教育成為未來教育產業的大勢所趨。隨著信息技術的發展,需要存儲和傳播的信息量越來越大,信息的種類和形式越來越豐富,傳統圖書館的機制顯然不能滿足這些需要。因此,人們提出了數字圖書館的設想。2.數字圖書館的定義    數字圖書館是一個電子化信息的倉儲,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地訪問它,以獲得這些信息,并且信息存儲和用戶訪問不受地域限制。   數字圖書館是傳統圖書館在信息時代的發展,它不但包含了傳統圖書館的功能,向社會公眾提供相應的服務,還融合了其他信息資源(如博物館、檔案館等)的一些功能,提供綜合的公共信息訪問服務??梢赃@樣說,數字圖書館將成為未來社會的公共信息中心和樞紐。體現了信息化、網絡化、數字化的大趨勢。3.外圍環境  目前,世界各發達國家都投入了大量的資源,加緊建設數字圖書館。例如,美國國家自然科學基金投資1億美元建設的NSF/A8PA/NASA數字圖書館將涵蓋大規模的文獻庫、空間影院庫、地理圖源、聲像資源庫,美國還投資3000萬美元建設美國數字圖書館聯盟項目,重點是美國歷史與文化成就信息?! ∪毡疽?002年完成日本國圖書館關西館工程,計劃成為日本*大的數字圖書館及亞洲地區的文獻中心。這些情況都表明,發達國家都把數字圖書館的建設作為未來社會文化建設的一個重要內容,加以高度重視。4.數字圖書館涵蓋的內容  ◆一定規模并從內容或主題上相對獨立的數字化資源;◆可用于廣域網(目前主要是INTERNET)服務的網絡設備和通信條件;◆一整套符合標準規范的**的數字圖書館運作建設流程和分階段的實施方案。數字圖書館主要包括以下幾個重要的系統工程1、信息的獲取與創建--圖書數字化加工2、存儲與管理--搭建海量網絡存儲機制3、訪問與查詢--搜索引擎、標準分類檢索系統4、權限管理--在線閱覽系統5、動態發布--web數據庫、中間件5.數字圖書館的優勢 傳統圖書館 數字圖書館 圖書館建設 書刊采購 由數字化資源創建 圖書資源保存 典藏 存儲(多媒體數據庫) 查詢檢索方式 編目 識別、標引并生成索引 服務方式 借閱流通 基于互聯網的分類檢索系統 控制 流通管理 權限管理6.數字圖書館的實現手段    將現有物理館藏采用各種先進的數字化手段加工成為電子圖書?! ⊥ㄟ^專業的識別、標引、分類檢索、互聯網發布系統整合建成數字化的閱覽環境。利用權限訪問機制以供讀者遠程實時的調用閱覽。 公司專業從事紙質圖書文獻的數字化加工,將圖書文獻資源制作成符合國際標準的數字資源,進行深度數據加工和加密處理,制作成全文檢索數據庫供戶使用,非常適合于圖書館、出版社、期刊雜志、各類企事業單位以及個人用戶。7. 圖書文獻數字化管理 二、 建設數字圖書館的流程(一)、圖書數字化圖書數字化是建設數字圖書館的基礎,圖書數字化的*終目的是生成可以在線瀏覽和在線借閱的電子書籍。也就是說,數字圖書館的館藏是電子書籍,電子書對于數字圖書館的意義就如同水對于河流,車輛對于高速公路一樣。電子書籍--是由物理書籍經過圖書數字化的過程加工而成。然后采用識別、壓縮、合成、標引等等環節生成一定的格式。常見的電子書格式有方正的ceb格式、超星的pdg等等。(二)、圖書數字化加工工作流程數字圖書館需要高質量的電子圖書。如何快速、高保真的將圖書加工成為電子書籍,是建設數字圖書館*重要的部分。 在各種類型文檔影像資料加工流程之中,對圖書的數字化要求非常高。這表現在質量和效率兩個方面。因為,圖書數字化的目的是*終建立"數字圖書館",便于讀者在線查詢借閱。所以很多參考指標都會影響到*終電子書的質量和可用性。圖書數字化,又稱"圖書資料加工"。是建設數字圖書館的核心環節,是*重要的流程。圖書數字化流程大致包括:◆ 圖書分解◆ 圖書掃描◆ 識別◆ 生成電子書◆ 自動標引◆ 建立標準分類體系◆ 互聯網發布(采用先進的大型數據庫技術和中間件)◆ 搭建訪問控制權限系統(基于網絡的全數字圖書借閱系統) ◆ 面向訪問者開放(三)、 圖書數字化加工的要求:1. 保證字體還原度--充分保持書籍中漢字字體的原貌。2. 電子書的圖像質量和頁面質量--去除頁面上的噪聲,得到高質量的圖像,便于閱覽和未來進行全文識別。3. 加工效率--數字資源的快速建設,提高單位時間的產出。4. 全部工序集成--易管理,可控制進度和質量。(四)、 圖書數字化工序1.圖像掃描  對特色圖書、期刊、論文進行篩選后進行掃描??梢圆捎酶咚賿呙鑳x進行快速圖像采集,也可以采用平板掃描儀進行不拆分掃描,生成TIFF、JPG、PDF等圖像格式。在掃描過程當中保證沒有少掃漏掃現象。2.圖像處理  修圖組是對掃描完的電子圖像進行去污、校正等增強處理;提高識別率和增強美觀度,如格式轉換、動態二值化處理、自動校正、自適應紙張大小、灰度加強和去黑邊等功能。同時修圖組還進行質檢圖像模糊、原稿殘缺、補掃、漏掃、圖片不完整、多圖重疊等圖像問題。 3.識別與校對  采用OCR軟件支持對掃描的圖像文件進行文字識別,生成文本文件。興源科創采用國際**的OCR識別技術,既可以識別常見的簡體漢字、繁體漢字、英文,也可以識別日文、韓文、俄文、德文、法文等190多種文字,超強的版面分析能力,*大限度減少手工操作量,識別準確率高達99.8%。 4.轉換成雙層PDF格式  轉換成雙層PDF格式,可以對圖像內容進行全文檢索,檢索結果定位到文檔所在頁面的具體位置,文件內容原版顯示,無須二次排版。 5.質量檢查  質量檢查員對加工完成的成品數據進行抽查,主要檢查圖像清晰情況、目錄準確性、有無缺頁少頁。 6.索引制作  按照索引項目利用所提供的軟件進行標注或人工標引。 7.索引質檢  檢查索引的文字正確性與索引的字段標識。 8.成品驗收  對圖像、文本與索引進行全面的質檢,合格后提交成品。 9.光盤刻錄  將加工完成并檢查合格的成品數據刻錄到數據光盤(DVD)中,保證光盤讀取正確,如果數據量大則使用移動存儲保存加工后的成品,交付給用戶。10.數據加密  通過數字版權保護技術(DRM)將電子文檔進行加密處理,例如數據庫加密、文件加密、口令保護、軟件序列號認證、硬件加密等,有效保證數據安全。
              綜合檔案館
              綜合檔案館解決方案  近年來,各地檔案局(館)逐步改變傳統的檔案管理模式,通過*新的技術手段使檔案的使用價值得到*充分的體現,由此保持并提升檔案部門的社會價值。在檔案信息化建設如火如荼的開展形勢下,權析公司依托多年檔案局(館)信息化建設的成功經驗,以國家檔案局局長楊冬權提出的“三大體系”(檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系)為指導思想,結合數字檔案館建設指南,利用當前*先進的標準規范、研發技術,推出整體的綜合檔案館解決方案,以加速推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續、快速、健康的發展,為改革開放和現代化建設服務。一、檔案資源建設   檔案資源建設是檔案工作賴以生存和發展的基礎,是檔案工作的主體和對象,是檔案工作“三大體系”的重要組成部分之一。檔案資源建設以實體檔案和數字檔案資源兩方面為中心,包括電子文件的接收、傳統載體檔案數字化轉換、歷史檔案數據的遷移、互聯網數據的采集和建立、各類專題資源庫等內容。二、應用系統建設   應用系統是綜合檔案館檔案工作“三大體系”建設的IT技術支撐平臺。根據國家檔案局、中央檔案館建設“五位一體”的要求,結合綜合檔案館的網絡建設情況,分別在檔案館內部局域網、政務網和互聯網,部署面向檔案館內部用戶、政府部門用戶和社會公眾用戶的十個應用系統,共同組成綜合檔案館的整體應用系統?! ⊥瑫r,各個應用系統之間存在一定的數據交換,如果網絡之間采用物理隔離,則數據交換應采用脫機光盤離線移交的方式進行;如果網絡之間采用邏輯隔離,則數據交換則應采用數據打包在線移交的方式進行。三、安全保密體系建設   綜合檔案館的安全保密體系建設是檔案工作“三大體系”建設中的重要組成部分之一,是綜合檔案館建設的基礎性工作,該體系的建設可以保障電子檔案的安全應用及應用系統、網絡平臺的安全運行。構建安全保密體系應從制度、軟件、硬件、網絡等多方面、全方位等整體角度進行統籌規劃。
              集團化應用
              一、系統部署模式 集團化應用解決方案部署方式根據下屬單位的實際情況應主要考慮以下三點:1.  集團總部和下屬單位的網絡連接情況;2. 下屬單位對系統的維護能力;3. 由于集團總部和下屬單位的資產、權益不同,所以信息披露程度和檔案管理模式也存在著差異。根據不同的情況,一般有以下幾種部署方式:◆ 大集中部署方式  該部署方式的特點是集團總部成為管理中心、維護中心和數據中心,即將數據庫服務器、WEB服務器、應用服務器等全部部署在總部,下屬單位通過專網或VPN來訪問總部。此種部署方式適用于網絡連接良好、下屬單位對系統維護能力較弱,集團總部對下屬單位的人、財、物有統一管理權限和要求的情況?!?nbsp;分布式部署方式  該部署方式是集團總部和下屬單位分別獨立的部署本單位系統。建成若干個管理中心、維護中心和數據中心,下屬單位根據集團的統一要求將相關信息匯總、移交后,在集團總部集中形成數據中心。這種部署方式適用于網絡連接情況較差、下屬單位較多且維護和管理能力較強,集團總部與下屬單位不適合完全集中管理的情況?!?nbsp;混合式部署方式  混合式部署方式是指一部分具備較大集中管理模式的機構,采用大集中的管理模式,而其它機構則采用分布式進行獨立部署,獨立匯總、移交檔案信息后,在集團總部形成數據中心。 二、系統功能架構(1)  信息采集平臺:它是整個系統的基礎平臺,也是檔案信息資源建設的基礎平臺,更是整個平臺對外提供檔案知識服務的初始源泉,主要從各種數據源(包括:互聯網、數據庫、文件系統、內部其他系統及獨立信息源)進行信息采集;(2)  檔案管理基礎平臺:它是檔案工作的IT支撐平臺,可實現全集團檔案的收集、管理、存儲和利用,也可實現集團總部對下屬單位檔案業務工作的管控,是“集團”對外宣傳的窗口和對內教育的基地;(3) 知識采集平臺:它是檔案知識應用的基礎平臺,是整個平臺系統對外提供檔案知識服務的源泉。通過分布式采集系統,從集中式和分布式綜合檔案管理系統中采集檔案知識,然后對各類檔案知識進行整合和挖掘,分析、構建檔案知識數據庫,為檔案知識應用平臺提供應用基礎;(4)  知識應用平臺:包括知識學習平臺、知識分析平臺、知識協作平臺、個性化知識平臺、知識管理和服務平臺。
              保險業務檔案管理解決方案
                近年來中國保險業快速發展,中國將成為全球*重要的保險市場之一。隨之,各類型紙質檔案大量增加,業務部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業已經成為檔案信息化工程中的一個重要門類?! 覚n案局與中國人民保險公司印發的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監會下發的《人身保險業務檔案管理規范》及保監發(2007)28號文件均對保險行業的業務檔案管理工作有明確規定和考量標準,并強令加強執行信息化管理。中國人壽、中國平安、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術,因與傳統的紙質業務檔案相比,電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優點,現今電子檔案技術得到大力推廣并已經成為檔案管理的主要模式?! ∥夜驹诒kU行業的調研報告中總結,北京地區保險公司檔案管理工作中普遍存在如下問題:1. 檔案管理分散,沒有統一的檔案管理規范,加之檔案管理人員對檔案管理專業知識欠缺,造成總公司檔案管理難度大;2. 檔案利用安全性差,例如紙質檔案無人保管長期利用;3. 歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監會的要求;4. 紙質檔案檔案利用效率低,數據統計不達標;5. 紙質檔案沒有及時銷毀,造成庫房的積壓,提高管理成本;6. 人工操作易導致檔案著錄信息不準確。   針對以上所存在的主要問題,我公司結合各保險公司檔案管理的實際需求,自主研發了檔案管理系統和檔案數字化加工解決方案,亮點如下:一、檔案系統解決方案:①統一規范管理:為用戶單位量身設計完整的檔案管理規范,實現總公司對所有分支機構集中式的管理;同時,從檔案的整理、歸檔、保管到利用,系統設計可以引導各級部門檔案人員規范化操作,簡單快捷。②檔案利用安全性得以提高:可實現檔案管理權限的控制,保存借閱、打印、檔案系統登陸等詳細操作日志,且電子檔案不允許拷屏;③解決歷史檔案難題:對用戶的歷史檔案可根據國家檔案局和保監會的要求結合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案,使原始紙質檔案進行電子化的處理與檔案系統同步;④信息及時化處理:檔案系統中設有自動信息提示,如對話框提示、手機短信提示、郵件提示功能,方便對檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷;⑤多種查詢方式:查詢可以實現檔案管理的多種查詢需要,有檔案條目檢索、全文檢索、簡單檢索、**檢索、跨庫檢索等功能;⑥統計方法多樣。統計功能有年報統計、明細統計、利用情況統計、檔案保管統計、操作日志統計等;⑦提高信息準確率。由系統自動將檔案著錄信息進行摘錄,減少人工操作的錯誤率。 二、紙質檔案解決方案:①**、高速運作:批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數據加密、文本錄入、批量數據轉換、PDF、OCR漢字識別等技術,針對各種業務檔案類型,按照不同年代和格式選擇的靈活性,制定出不同的生產流程,從人員、設備、軟硬件的配備方面,都有嚴格的質量控制和全面的監督和管理;②設備先進:自主研發的影像掃描系統可實現自動化圖像處理,自動去除圖像黑邊、傾斜校對、去污點、文字加深、變淺等,所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統中,且自動攜帶壓縮技術、OCR全文識別技術等,快捷掛接到檔案系統中,減少存儲空間;③操作安全:采用局域進行數據處理的操作,加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現場,防止數據的泄密,每天上下班安排專人負責文檔質量及數量嚴格的核對與交接,將清查情況詳細記錄在案;④紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業標準及用戶的實際需求進行紙質檔案數字化加工。
              銀行信貸檔案數字化
                一、信貸檔案數字化管理總流程(如下圖所示)二、流程操作要求1. 領取檔案:由項目總監或銀行指定負責人帶領工作人員到檔案室領取檔案,領取時認真核對卷內文件(看有無缺頁、破損等情況),瀏覽掃描頁面內容并在領取表格上簽字確認。領取后由項目總監負責分發給拆分小組,并做好分發記錄。2. 文件拆分:拆分小組領到檔案后應進行認真地整理,將要掃描的文件整理平整,按順序排列,對沒有頁次號的文件補敲頁號。拆分過程中要確保檔案整潔、不損壞。3. 文件掃描:掃描前先檢查各臺掃描儀設置項是否是正確,所有待掃描文檔文件名和條目錄入電腦。普通A4文件拆分后送入A4自動掃描儀快速、有序地進行掃描;凡帶有A3規格的文檔統一進入A3自動掃描儀進行快速、有序的自動掃描;其他不規則紙張,如加厚紙張、超薄紙張、非A3、A4規格的紙張等需由一名掃描專員單獨處理,進行手動掃描,以確保文件不卡紙、不破損,完整無缺地掃描入檔。掃描后按要求做好文件命名和保存工作,認真核對是否有缺頁現象并及時糾正。 4. 文檔歸順:將掃描完的文件進行整理,按順序排好放入盒中,交由裝訂組對文件進行仔細裝訂,由項目總監復查,并在轉交表格中簽字,同時進行第二次校對工作。 5. 條形碼裝箱:所有文檔入盒后,在每盒文件上貼條形碼標簽,再裝入箱中,并在所有文件箱上貼條形碼,送往資料庫或庫房入架。日后資料庫和庫房可通過條形碼搜索直接找到卷宗和文檔所存儲的密集柜位置。如圖所示:6. 送回資料庫或庫房:將所有貼好條形碼的裝箱文件統一清點并送往資料庫或庫房,根據電腦中預先指定的密集柜位置將箱子對號入座,存儲保管,并進行登記,接收人員必須簽字查收。7. 任務完成:掃描工作和文檔存放工作一步到位全部完成,銀行即可同時進行文檔電子化管理和文件遠程調閱查看。從密集柜中取出的文件需進行登記,負責人簽字,文件調閱完成后必須歸還到原先所屬的文件箱,放入原先的密集柜中。 三、服務內容及要求(1)完成時間周期:根據客戶需求商議;(2)工作場所:由客戶方安排工作場所及辦公桌椅;(3)服務及場地要求:另行約定;(4) 掃描文件要求:掃描為PDF或TIFF格式,顏色為黑白/彩色,分辨率為200PPI/150PPI?;蛄硇幸?;(5)整理裝訂或還原要求:材料由客戶提供,我方按客戶方相關標準與要求裝訂或還原;(6)對于檔案掃描過程發現原始紙質檔案中的錯誤,在確認后我方給予修正;四、 編碼檢測系統1. 編碼檢測系統可對掃描后的圖像文件進行編碼智能自動核對,此程序可識別出是否有缺頁、漏掃等情況,有效避免漏編、漏掃的嚴重差錯。 2. 當掃描后的檔案頁碼產生順序錯誤時,系統將自動進行頁碼調整,將電子版檔案按順序重新排列。3. 系統帶有自動去除白頁功能,并在電子版檔案背面補上連續號。 五、關鍵詞檢測 1. 進行關鍵字段和其他內容核對,其中主要包括:客戶代碼、姓名、身份證號、銀行賬號、信貸賬號、業務類型、操作時間等,做到100%正確。2. 系統對統一格式的表格內容可進行自動比對,即自動提取表中指定核對的內容,使核對工作更有針對性、更便捷。六、 自動分類功能  公司研發了一套圖像識別技術,可根據掃描后的圖像進行識別后自動歸類,將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規分類的圖像,系統將其自動分到“其他類別”中,再由人工進行分類。1. 通過以上自動分類功能,系統將所有檔案先進行一次分類,即工作人員無需   對著一厚疊紙張逐一進行人工分類,而是將已經自動分類好的文件夾打開,檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案,使分類核對人員可以集中化核對,大大減少該崗位人員的差錯率,有效避免人為造成的判斷錯誤。2. 如發現有異于該組分類的檔案,可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中,易識別且易操作。3. 分類的同時進行關鍵字段和其他內容核對,其中主要包括:客戶代碼、姓名、身份證號、銀行賬號、信貸賬號、業務類型、操作時間等,做到100%正確。同時,本系統對統一格式的表格內容可進行自動比對,即自動提取表中指定核對的內容,使核對工作更有針對性、更便捷。七、質量檢驗  檢驗人員在現場對整條流水線進行質量檢驗,檢驗內容包括是否漏編、漏掃、分類錯誤、核對錯誤、流水號錯位等,防止并控制因各類過失造成的差錯。 八、檔案還原將所有紙質檔案進行整理,檢查流水號、客戶代碼、條形碼等是否一致,再裝入盒中還原文檔。  公司數字化加工進度表如下表:  進度參考表臺數日完成量(頁/天)月完成量(頁/25天)年完成量(頁/年)掃  描  儀  設  備1臺*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000
              證券檔案數字化操作流程
              一、打印條形碼1. 使用條形碼打印機統一打印條形碼,貼于證券檔案盒外側。2. 對證券檔案依次進行整理、排序,啟用編碼系統進行頁碼編制。二、文檔掃描 1. 使用手持式掃描槍掃描檔案盒外側的條形碼進行掃描并創建文件夾。2. 使用高速掃描儀對紙質檔案進行掃描,將檔案掃描成圖片格式,分辨率200dpi,在不損壞檔案原件的基礎上,清晰度和識別做到與檔案原件保持基本一致。  三、 編碼檢測系統1. 編碼檢測系統可對掃描后的圖像文件進行編碼智能自動核對,此程序可識別出是否有缺頁、漏掃等情況,有效避免漏編、漏掃的嚴重差錯。3. 當掃描后的檔案頁碼產生順序錯誤時,系統將自動進行頁碼調整,將電子版檔案按順序重新排列。4. 系統帶有自動去除白頁功能,并在電子版檔案背面補上連續號。 四、關鍵詞檢測 1. 進行關鍵字段和其他內容核對,其中主要包括:客戶代碼、姓名、身份證號、證券賬號、資金賬號、業務類型、操作時間等,做到100%正確。 2. 本系統對統一格式的表格內容可進行自動比對,即自動提取表中指定核對的內容,使核對工作更有針對性、更便捷。  五、 自動分類功能1. 公司研發了一套圖像識別技術,可根據掃描后的圖像進行識別后自動歸類,將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規分類的圖像,系統將其自動分到“其他類別”中,再由人工進行分類。2. 通過以上自動分類功能,系統將所有檔案先進行一次分類,即工作人員無需對著一厚疊紙張逐一進行人工分類,而是將已經自動分類好的文件夾打開,檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案,使分類核對人員可以集中化核對,大大減少該崗位人員的差錯率,有效避免人為造成的判斷錯誤3. 如發現有異于該組分類的檔案,可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中,易識別且易操作?!?.分類的同時進行關鍵字段和其他內容核對,其中主要包括:客戶代碼、姓名、身份證號、證券賬號、資金賬號、業務類型、操作時間等,做到100%正確。同時,本系統對統一格式的表格內容可進行自動比對,即自動提取表中指定核對的內容,使核對工作更有針對性、更便捷。 六、質量檢驗  檢驗人員在現場對整條流水線進行質量檢驗,檢驗內容包括是否漏編、漏掃、分類錯誤、核對錯誤、流水號錯位等,防止并控制因各類過失造成的差錯。  七、檔案還原 將所有紙質檔案進行整理,檢查流水號、客戶代碼、條形碼等是否一致,再裝入盒中還原文檔。 公司數字化加工進度表如下表: 進度參考表臺數日完成量(頁/天)月完成量(頁/25天)年完成量(頁/年)掃  描  儀  設  備1臺*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000
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